Создали единую систему логистики и продаж для дилеров и дистрибьюторов ORAC, чтобы повысить эффективность бизнес-процессов и снизить влияние человеческого фактора.
ORAC (Ostende Research Application Company) — высокотехнологичная семейная компания, основанная в Бельгии в 1970 году.
Компания производит инновационные, лёгкие, прочные, влагостойкие лепные элементы декора с использованием собственных технологий: Purotouch, Durofoam и Duropolymer.
Продукция представлена в семи товарных категориях и распространяется в девяноста странах мира.
Компания ORAC обладает обширной сетью дистрибьюторов и дилеров, которые развивают региональные продажи производимой продукции, закупают продукцию на заводе, обеспечивают логистику и обслуживание клиентов. Это требует высокой квалификации и погруженности в процесс и создаёт ряд проблем для бизнеса на всех уровнях:
Единая учётная запись для работы с заказами. Партнёры ORAC, в том числе крупные дилерские сети, заведены на один аккаунт, что создаёт путаницу в заказах/отгрузках от разных отделов и сотрудников.
Сложность процесса оформления и отслеживания заказа. Вся коммуникация идёт через электронную почту или по телефону, а любые данные приходится искать и передавать вручную.
Высокий риск ошибок при формировании заказа. Типовой заказ содержит много наименований, и добавление новой позиции повышает риск ошибок, которые выявляются только в момент получения готового заказа.
Высокие трудозатраты на ручную обработку заказов. Специалисты торговой сети тратят много времени на сопровождение продаж, включая формирование заказов, работу с документами и финансовыми инструментами. Это замедляет рост клиентской базы и объёма продаж, а также может привести к увеличению затрат на ФОТ.
Команде Mygento предстояло оцифровать процесс B2B-сделок, минимизировать зависимость процесса от человеческого фактора, повысить прозрачность и эффективность бизнеса. Мы должны были интегрировать дилеров и дистрибьюторов в единую систему логистики и продаж ORAC, дать возможность B2C-компаниям самостоятельно оформлять и отправлять заказы дилерам и/или дистрибьюторам, предоставить возможность заказа любых наименований и в любом количестве.
Кроме того, в платформу нужно было добавить функции:
Отслеживания статусов заказов;
Доступа к полной и достоверной информации об истории заказов;
Повторного заказа;
Информирования о действующих акциях дистрибьюторов и персональных ценах на товары;
Информирования о складских остатках товаров в сети ORAC;
Унификации технической и визуальной информации о товарах по всей номенклатуре.
При этом сохранить привязку клиентов к дилерам и дистрибьюторам по территориальному признаку и истории взаимодействия, а также обеспечить сохранение системы бонусов и вознаграждений.
Совместно с командой ORAC мы разработали B2B-портал для оформления и отслеживания онлайн-заказов. Платформа интегрирует данные из учётных систем дилеров и дистрибьюторов ORAC, учитывает схемы оплат и бизнес-процессы каждого партнёра.
Партнёры, в свою очередь, получили доступ к персонализированным предложениям и могут самостоятельно добавлять товары в корзину, оформлять заказы и отслеживать их статусы в режиме онлайн, без необходимости обращения к менеджерам-консультантам.
Платформа даёт пользователям лёгкий доступ к актуальным ценам на продукцию ORAC, действующим акциям, персональным условиям и фактическим складским остаткам.
Совместно с клиентом команда Mygento нормализовала базы данных партнёров ERP. Мы провели аудит сущностей, унифицировали наименования юридических лиц, филиалов и представительств, установили атрибуты принадлежности, условия отгрузки и скидок, а также стандартизировали адреса для логистики и юридические реквизиты.
После интеграции данных партнёров с B2B-платформой мы внедрили новую логику работы с учётными записями на основе обновлённой структуры данных. Теперь для каждого юридического лица создаётся отдельная учётная запись администратора. Администраторы могут назначать роли и права доступа сотрудникам, регистрировать персональные учётные записи для менеджеров-консультантов и автоматизировать процесс внутреннего согласования заказов.
Регистрация новых партнёров и клиентов представляет собой сложный и трудоёмкий процесс, включающий взаимодействие нескольких отделов компании. Этот процесс включает в себя запрос документов, проверку юридической информации о компании-партнёре, регистрацию в системе и выдачу регистрационных данных.
Команда Mygento упростила процесс регистрации и валидации, а также предоставила возможность новым партнёрам и клиентам самостоятельно регистрироваться на платформе. Регистрация осуществляется с привязкой к существующим партнёрам в соответствующих регионах, если таковые имеются.
Цены на товары, наличие кредитных лимитов и их отсутствие зависят от статуса партнёра и объёма предыдущих заказов. Эта логику внедрили в B2B-платформу, где персональные условия отображаются в реальном времени, учитывая прошлую активность каждого партнёра.
Все данные о заказах сохраняются в системе и доступны в личном кабинете пользователя. В личном кабинете можно скачать PDF-версии актов сверки и УПД по заказам и отгрузкам, а также частично отгружать товары без участия клиентского менеджера ORAC.
Кроме того, мы внедрили автоматическую проверку актов сверки, отправленных партнёрами в различных форматах. В результате каждый партнёр получает статус соответствия или несоответствия своего акта сверки с данными бухгалтерии ORAC в течение пяти минут.
ORAC владеет тремя заводами и обширной сетью дистрибьюторов и дилеров. В целях реализации концепции полной складской доступности товаров, команда Mygento внедрила функционал Multi-Source Inventory (MSI), который позволяет каждому партнёру видеть доступное количество товаров на складах не только в ближайших к нему населённых пунктах, но и во всей сети ORAC. Покупатели могут сами корректировать наполнение своих заказов с учётом информации об остатках.
MSI позволяет партнёрам ORAC заказывать доступные товары с любого склада отгрузки, что сокращает время доставки до конечного потребителя. Платформа поддерживает частичные отгрузки, автоматически распределяя заказ между складами в случае недоступности части товаров в конкретном регионе. Также предусмотрена возможность предзаказов на товары, которые будут произведены в ближайшее время, с указанием примерной даты поставки или доступности к отгрузке.
Образцы продукции являются важным элементом маркетинговой коммуникации при работе с потенциальными партнёрами или клиентами, при этом обработка заказов на образцы занимает много времени менеджеров-консультантов, а артикулы образцов отличаются на каждом складе. Mygento автоматизировала процесс заказа образцов в eComm-платформе, установив специальные атрибуты на такие товары в ERP ORAC и сделав автоматическое формирование соответствующего раздела.
Mygento реализовали настраиваемую через административную панель логику определения условий доставки, которая позволяет рассчитывать стоимость и время доставки исходя из местоположения покупателя, объёма заказа и расположения склада.
Например, если необходима доставка товаров во Владивосток, но на ближайшем складе нужных позиций нет, а есть, например, частично в Краснодаре и частично в Москве, система автоматически учтёт это обстоятельство и рассчитает действительные сроки и стоимость доставки. Товары доставляет логистическая компания, выбранная в момент формирования заказа для каждого сегмента доставки. Покупатель может отслеживать статус доставки в личном кабинете пользователя.
Команда Mygento также внедрила систему автоматического применения многоуровневых ценовых условий для каждого партнёра, учитывая кредитный лимит, индивидуальные цены, объёмы и условия закупки. В зависимости от выбранных условий новая цена или измененные условия автоматически отображаются в корзине.
Для автоматизации B2B-платежей, снижения комиссии, ускорения получения оплат и повышения удобства работы, в B2B-платформе реализована возможность осуществления платежей с помощью счёта, карт и системы быстрых платежей с последующим отслеживанием статуса оплаты в личном кабинете пользователя.
ORAC продаёт товары более чем в девяноста странах по всему миру. В одних странах компания представлена торговыми партнёрами, в других действует на уровне собственных представительств (отдельных юридических лиц), а в третьих осуществляет трансграничные продажи.
Команда Mygento реализовала возможность использования B2B-платформы на международном уровне и внедрила shared-каталоги для трансграничных продаж в национальной валюте с индивидуальными условиями налогообложения и мультисайт для рынков, на которых действуют представительства ORAC. В последнем случае, провели работы по формированию локализованных каталогов с учётом культурных предпочтений, ценовых условий, систем налогообложения, платёжных методов и средств.
Для ORAC очень важно, чтобы обширная информация о производимых товарах в виде описаний, инструкций, видеообзоров и обучающих материалов была одинаково доступна для всех партнёров и каналов продаж. Для достижения этих целей команда Mygento внедрила PIM (Product Information Management) в B2B eComm-платформу, сделав такую информацию доступной на всех уровнях и для всех партнёров — B2B, B2C, маркетплейсов и торговых сетей.
Для повышения информированности клиентов о функционале B2B-платформы команда Mygento разработала систему автоматического онбординга. Эта система демонстрирует партнёрам доступные функции площадки и уведомляет их о новых возможностях, что помогает лучше понять функционал и снижает необходимость обращения к менеджеру ORAC по возникающим вопросам.
Каждый сотрудник B2B-партнёра может самостоятельно оформлять заказы, основываясь на данных о доступных остатках на складах и персонально рассчитанных стоимости и условиях доставки, без обращения к консультанту.
Автоматизация процесса отгрузки товаров освобождает более 500 человеко-часов в месяц.
Партнёры ORAC могут уделять больше времени продажам, маркетингу и продвижению товаров.
Увеличилась ширина и глубина матрицы товаров, доступных на складах партнёров.
Среднее время ожидания заказа конечным потребителем сократилось.
Рост NPS на 40% среди партнёров компании.
Сократилось количество изменений в формируемых заказах и повысилась их точность.
Повысилась точность расчёта стоимости и времени доставки благодаря интеграции с службами доставки через API.
Внедрение персональных аккаунтов улучшило точность аналитических отчётов о прогнозировании продаж, динамике товарного ассортимента и рыночной доле компании.
Компания получила возможность быстро расширять каналы и географию продаж, принимая заказы даже из регионов, где отсутствуют её торговые представители.